Digitális eszközök vállalkozóknak

A kisvállalkozó egyszerre könyvel, időpontot egyeztet, posztol, rendel és vásárlót fogad. Nem csoda, ha a nap végére a füzet, a telefon üzenetei és a fejben tartott teendők összegabalyodnak. A digitális eszközök ebben segíthetnek: elveszik a monoton munka egy részét, és csökkentik a felejtésből adódó hibákat.

Ebben a bejegyzésben nem márkákat ajánlunk, mert ezek a piacon gyorsan változnak, a felületek, árak és funkciók folyamatosan frissülnek. Ehelyett feladatok szerint mutatjuk meg, milyen típusú eszközre lehet szüksége egy kisvállalkozásnak, és mire figyeljen a kiválasztásnál.

Előbb a feladat, utána az eszköz

A leggyakoribb hiba, hogy valaki meglát egy ügyes alkalmazást, és megpróbálja beilleszteni a munkájába. Fordítsa meg a sorrendet: írja össze, mi viszi el a legtöbb idejét, vagy hol csúszik el leggyakrabban valami (elfelejtett visszahívás, elveszett számla, kétszer lefoglalt időpont). Ott érdemes eszközt keresni, ahol valódi gond van.

Eszköztípusok feladatok szerint

Pénzügy és adminisztráció

• Online számlázó program: számlát állít ki, nyilvántartja a kintlévőségeket, és sokszor a könyvelő is hozzáfér az adatokhoz. Kérdezze meg a könyvelőjét, ő mivel tud a legkönnyebben dolgozni.
• Bankalkalmazás: a vállalkozói számla mobilos felülete abban segít, hogy naponta lássa, mi jött be és mi ment ki.
• Bizonylatok fotózása: a papírblokk kifakul és elvész; egy egyszerű lefotózás és mappába mentés megkíméli a hónap végi kereséstől.

Időpontok és foglalás

• Online időpontfoglaló: fodrásznak, kozmetikusnak, szerelőnek különösen hasznos, mert a vásárló akkor foglal, amikor Önnek nincs ideje telefonálni.
• Közös naptár: ha többen dolgoznak, mindenki ugyanazt lássa, vagyis a beosztás, a szállítás és a megbeszélések egy helyen legyenek.

Kommunikáció a vásárlókkal

• Üzleti üzenetküldő fiók: elkülöníti a magánbeszélgetéseket a munkától, és sokszor gyors válaszsablonokat is kínál.
• Hírlevélküldő szolgáltatás: ha van feliratkozói listája, ezzel rendezetten tud levelet küldeni. Az adatkezelési szabályokra itt különösen figyeljen.
• Ütemező a közösségi oldalakhoz: egy nyugodt órában előre megírhatja a heti bejegyzéseket.

Dokumentumok és tudás

• Felhőtárhely: az árlisták, szerződések, fotók ne egyetlen telefonon vagy laptopon legyenek. Ha az eszköz elromlik, az adat maradjon meg.
• Online táblázat: készletnyilvántartásra, egyszerű forgalomkövetésre, beszerzési listára sokszor ez is elég, nem kell rögtön drága szoftver.
• Jegyzet- és feladatkezelő: a fejben tartott teendők helye. Ami le van írva, az nem tud elfelejtődni.

Biztonság

• Jelszókezelő: erős, egyedi jelszó minden fiókhoz, anélkül hogy fejben kellene tartania őket.
• Kétlépcsős azonosítás: a legfontosabb fiókoknál (bank, levelezés, közösségi oldal) kapcsolja be. Egy feltört fiók napokra megbéníthatja a vállalkozást.
• Rendszeres mentés: ellenőrizze, hogy a fontos adatairól valóban készül másolat, és azt vissza is tudja tölteni.

A jó eszköz az, amelyet egy hét után már észre sem vesz, csak azt, hogy kevesebb dolga van.

Mire figyeljen a kiválasztásnál?

• Kipróbálhatóság: legyen ingyenes próbaidő vagy alapcsomag, amellyel valós munkán tesztelheti.
• Magyar nyelv és támogatás: ha a munkatársai is használják, ez sokat számít.
• Az adatok kivihetősége: ha egyszer váltana, ki tudja-e menteni az adatait egy másik eszközbe?
• Adatkezelés: ha vásárlói adatot tárol benne, nézze meg, hol és hogyan kezeli a szolgáltató.
• Telefonon is működik: a kisvállalkozó ritkán ül asztal előtt, az eszköz menjen vele.

Egy példa: a kozmetikus

Egy egyszemélyes kozmetikai szalon tulajdonosa esténként egy órát töltött üzenetek megválaszolásával és időpontok egyeztetésével. Bevezetett egy online foglalót, a gyakori kérdésekre pedig mentett válaszsablonokat készített. A blokkokat azóta lefotózza és egy mappába menti. Az esti egy órából tíz perc lett, a kimaradt időpontok száma pedig csökkent, mert a foglaló emlékeztetőt küld a vendégeknek.

Gyakori hibák

• Túl sok eszköz egyszerre: egyszerre egyet vezessen be, és csak akkor jöjjön a következő, ha az első már rutin.
• A csapat kihagyása: ha a munkatársak nem használják, az eszköz csak plusz teher.
• Elfelejtett előfizetések: időnként nézze át, mire fizet, és mit használ valóban.

Gyakori kérdések

Ingyenes vagy fizetős eszközt válasszak? Kezdje ingyenessel vagy próbaidővel. Ha egy eszköz rendszeresen időt takarít meg Önnek, általában megéri fizetni érte. Számolja ki, mennyit ér az Ön egy munkaórája.

Mi van, ha nem vagyok jó a technikában? Válasszon egyszerű eszközt, és kérjen segítséget egy ügyesebb ismerőstől az első beállításhoz. A legtöbb eszköz alapfunkciói néhány nap alatt megszokhatók.

A mai teendő

A mellékelt munkalapon írja össze, mely feladatok viszik el a legtöbb idejét, mit használ már most, és válasszon ki egyetlen eszközt, amelyet a következő hetekben kipróbál.